Uno dei compiti istituzionali del computer è quello di archiviare i dati. Noi forniamo al computer dei dati, che il computer elabora, e che ci vengono restituiti secondo le nostre richieste. Per esempio, posso chiedere al mio computer l’elenco di tutte le persone che conosco nell’area di Milano. Un programma in grado di fare questo prende il nome di archivio, o data base.
Come sappiamo il nostro computer non è ancora abbastanza intelligente da conversare direttamente con noi come nei film di fantascienza; per fargli eseguire un compito abbiamo necessità di usare un programma. Praticamente tutti i Mac posseggono un programma di archiviazione, semplice ma abbastanza potente: si tratta di AppleWorks (o ClarisWorks, è lo stesso).
Per meglio dire AppleWorks è un programma integrato, cioè comprende al suo interno moduli in grado di compiere funzioni diverse. AppleWorks contiene un programma di scrittura, un foglio di calcolo (o foglio elettronico), un programma di disegno e, appunto, un archivio.
Sarebbe comodo se io potessi fornire i dati ad un archivio come faccio quando scrivo una lettera: Mario Rossi, via Roma, Milano; Lucia Bianchi, via Milano, Roma; e così via. Ma come potrebbe in questo modo il nostro computer sapere che il secondo Milano si riferisce a una via e non a una città, o che Rossi è un cognome? Così, se vogliamo che i nostri dati possano essere interpretati nel modo corretto, e di conseguenza elaborati, ordinati e restituiti secondo le nostre richieste, dobbiamo eseguire un minimo di preparazione prima di iniziare a memorizzare i dati.
Proviamo a immaginare la singola scheda di uno schedario. Quella scheda per il nostro programma di archiviazione è un record.
La scheda, cioè il nostro record, può essere organizzata per raccogliere una serie di informazioni. Nel caso di una scheda per indirizzi, disporrà di uno spazio per il nome, uno per il cognome, e così via per sesso, data di nascita, età (che però il computer può calcolare da se dal momento che conosce la data di nascita), indirizzo, città, numero di telefono… Ognuno di questi spazi prende il nome di campo. Campo nome, campo cognome, e così via.
Quando creiamo un nuovo archivio, dobbiamo innanzi tutto decidere quali campi dovrà contenere il nostro record. Niente di troppo complicato: potremo sempre aggiungere nuovi campi in futuro, anche dopo che abbiamo cominciato a raccogliere i dati.
Per creare un nuovo archivio con AppleWorks selezioniamo la voce Nuovo… del menu Archivio, e dalla finestra di dialogo che appare scegliamo Database.
Dal momento che non abbiamo ancora definito i campi per l’archivio, ci verrà presentata una finestra di dialogo in cui crearli. Una volta eseguito questo compito AppleWorks creerà automaticamente per noi una scheda (che viene definito formato) in cui possiamo scrivere le nostre informazioni.
Dopo aver completato il primo record (nell’esempio la scheda del signor Mario Rossi) vorremo aggiungerne un secondo, quello di Lucia Bianchi. I comandi che riguardano l’archivio di trovano sotto le voci di menu Composizione, DB (da database) e Organizza.
Sotto Composizione troviamo Nuovo Record e Elimina il Record (per cancellarlo). Il menu DB ci da invece la possibilità di modificare l’aspetto grafico della scheda, o di modificare l’essenza dell’archivio, cioè il nome, il numero e il tipo dei campi. Infine ci permette di creare nuovi formati. Cosa significa creare un nuovo formato? Potremmo per esempio desiderare di avere a disposizione i nostri dati sotto forma di scheda, oppure come lista, da sfogliare per avere più informazioni sottocchio.
Dobbiamo immaginare i nostri dati come un nucleo di informazioni indipendenti dall’aspetto grafico con cui ci vengono presentati. Il programma archivia i dati sotto forma di una tabella, dove ogni riga corrisponde a un record e ogni colonna a un campo. Nel linguaggio informatico una tabella, o una tavola, è proprio costituita da questa griglia di record.
Ogni programma di archiviazione (o di manipolazione dei dati archiviati) permette di mostrare questi dati in una forma grafica a piacere: appunto a scheda, a lista, ad etichetta per la stampa e così via.
I dati vengono presentati in diversi formati, che possiamo creare a piacere, non necessariamente includendo ogni campo del nostro data base.
AppleWorks ci mostra comandi utili alla modifica del nostro data base sotto forma di strumenti grafici, posti nella tavolozza sulla sinistra della finestra. Quattro diverse icone comprendono i comandi (sotto forma di menu a comparsa) per creare e modificare i formati, per ordinare i record (come ordinare le schede per età), per eseguire delle ricerche (tutti i miei conoscenti di Milano) e infine la creazione di report (per le stampe dei dati).
Come possiamo creare un archivio che ci ricordi a chi abbiamo prestato un libro o una videocassetta che poi non ci è stata restituita, oppure a chi ci siamo dimenticati noi di rendere un prestito? La procedura è quella di creare un nuovo documento di database e di definirne i campi necessari. Ho creato un simile archivio sul piccolo computer palmare che porto sempre con me, e la procedura è identica a quella che seguirei con AppleWorks. Registro l’archivio con il nome di “Prestiti” e definisco i campi: “cosa” (l’oggetto del prestito), chi, come (il prestito l’ho fatto o l’ho ricevuto?), data, reso.
Ogni programma di archiviazione permette di definire il tipo del campo.
Cosa significa?
Un campo può essere costituito da semplice testo (campo “cosa” e “chi”), ma può anche essere un numero, una data, o un box da spuntare (campo “reso”).
Anche un numero e una data possono essere registrati in un campo testo, ma l’archivio non sarà in grado di manipolare quei dati in modo corretto.
Per esempio se vogliamo ordinare i dati, tutti sappiamo che il numero 11 è maggiore del numero 2, ma se lo archiviamo come testo 11 sarà minore, perché inizia con 1. E nello stesso modo non potrò calcolare da quanti giorni dura un prestito se la data è stata archiviata come testo…
Nell’esempio dell’archivio “Prestiti” definisco i campi come:
cosa
testo
chi
testo
come
menu a tendina
data
data
reso
caselle di verifica
Con un semplice programma come AppleWorks possiamo realizzare una moltitudine di archivi per il nostro divertimento e per il lavoro.
Tuttavia esistono archivi più complessi che con AppleWorks non è più possibile creare. Alcuni archivi sono formati da più di una tabella di dati.
Riprendiamo l’esempio “Prestiti”.
Potremmo avere una seconda tabella con i nomi degli amici a cui ci capita di far prestiti. Una agenda che comprenda indirizzi, numeri di telefono e indirizzi di posta elettronica. Potremmo mettere in relazione le due tabelle di modo che scrivendo il nome della persona, il programma automaticamente scriva in un campo sul formato, il suo numero di telefono. Non per sfiducia, ma per poterlo chiamare in caso ritardi veramente troppo.
Un archivio di questo tipo si dice “relazionale” perché mette in relazione più tabelle. Probabilmente sarebbe sprecato per il nostro piccolo promemoria prestiti, ma se pensate a un negozio di noleggio di videocassette, vi renderete conto di come diventi essenziale mettere in relazione l’archivio dei prestiti con quello dei clienti e quello delle videocassette in magazzino.
Un programma di data base relazionale molto diffuso in ambiente Macintosh è FileMaker Pro, che ha dalla sua i vantaggi di essere pur sempre di semplice utilizzo e anche
Un’altro programma che può tornarci molto utile per le sue capacità di archiviazione è M$ Excel (il foglio di calcolo di Office) che offre il meglio della capacità dei due ambienti. Viceversa il foglio di calcolo di AppleWorks non ha purtroppo la capacità di vedere i dati come data base.
Come si calcola in FileMaker Pro l’età a partire dalla data di nascita?
Anno(Oggi)-Anno(data di nascita)-
If(Mese(Oggi)>Mese(data di nascita); "0";
If(Mese(Oggi)=Mese(data di nascita);
If(Giorno(Oggi) &Mac179; Giorno(data di nascita);"0";"1");"1"))
